仕事量が多すぎる為こなせない→キャパオーバーなのに改善されない時の対処法

そんなお悩みを抱えている方は、仕事量が多すぎる為にこなせない状況に陥り、キャパオーバーになっているかもしれません。

「キャパオーバー」の「キャパ」は「キャパシティ」の略ですので、文字通り許容量オーバーを意味します。繁忙期でもないのに残業続きの場合は、あきらかにキャパオーバーでしょう。

今回は、仕事がキャパオーバーになる原因と対処法について解説していきます。

仕事量が多すぎる為こなせない！キャパオーバーを起こす原因④選

仕事でキャパオーバーを起こす原因はいくつかあります。順にみていきましょう。

➀人手不足の状況で、特定の人に仕事を振っている状況

仕事量に対して、人手不足の状況を改善することなく、管理職が見て見ぬふりをしていて問題を放置しているケースがあります。

その為、仕事が特定の人に集中してしまい、許容量を超える業務を押し付けられてしまう状況に。

②仕事やプライベートに関わらず悩みを抱えている

仕事やプライベートを問わず悩みを抱えている場合は、仕事でキャパオーバーになりやすいです。

仕事では、職場の人間関係のほか、キャリアプラン等の将来のビジョンについて悩むことがあるでしょう。プライベートではパートナーシップや、お金や家族の病気などの問題に直面することもあります。

それらの悩みを完全に忘れて、目の前の業務に集中することが出来れば問題ありませんが、悩みが深刻であればあるほど、それが難しくもあります。

悩みごとにも多くのエネルギーを使っている日々の中では、目の前の作業や仕事に集中しづらく、キャパオーバーになる可能性が高いのです。

仕事のキャパオーバーは、仕事にかかる物理的な時間だけでなく、心にかかる負荷からも発生します。

③仕事の優先順位がわからない

仕事の優先順位を把握できていないことも、キャパオーバーの原因になります。

仕事には必ず納期があります。優先順位がわからないまま作業を進めてしまうと、先に片付けるべき仕事が後回しになっていることに期日がせまってから気づき、慌てて進めることにもなりかねません。

計画的に進めていれば、余裕を持ってすすめられた作業も、時間に追われながら進めることになってしまいます。慌てて作業を進めると、クオリティが下がる可能性もありますし、精神的にも追い込まれて余裕がなくなってしまいます。

仕事が立て込んでいるときは、「とにかく早く仕事を進めなければ」と、計画せずに着手してしまうこともあるかもしれません。しかし、本来は、やるべきことを整理して、重要度と優先順位を仕分けし、各作業にかかる時間の見積もりをするなど、納期から逆算して計画を立てることが大切なのです。

どんなに忙しくても、優先順位の整理など計画に時間をかけることが、作業時間の短縮にもなるのです。この工程を省略してしまうと、結果的にキャパオーバーが起こりやすくなります。

④やるべきことが多すぎて余裕がない

やるべきことが多すぎて、時間にも心にも余裕がないときは、キャパオーバーになりやすいです。

余裕がない状態で仕事をこなしていると、ミスが起こりやすくなり、それをカバーするのにも時間とエネルギーを取られて、さらにキャパオーバーという悪循環に陥ってしまいます。

ミスのカバーは、通常の業務よりも時間もエネルギーもとられますので尚更ですね。

また、やるべきことが多くなりすぎていないかの判断は、単純に抱えているプロジェクトやタスクの数で判断できないことにも注意する必要があります。

タスクの数は同じでも、その内容が以前より継続していて慣れている業務ばかりなのか、初めて手掛ける業務が含まれているのか、によってもかかる時間が変わります。

特に社内にもノウハウがないような新規事業を手がけている場合には、自分の想定よりもエネルギーを取られる可能性があります。引き受ける仕事の選定にその視点が欠けていると、キャパオーバーになることがあります。

仕事でキャパオーバーになりやすい性格⑤選

仕事でキャパオーバーになりやすい人の性格には、傾向があります。キャパオーバーになりやすい人の特徴を順に解説していきます。

➀真面目で責任感が強い

真面目で責任感が強い人は、キャパオーバーになりやすいです。仕事で人に迷惑がかからないように、徹底して確認作業もするため、仕事に時間がかかる傾向にもあります。

何かミスが発生すると、必要以上に気にしたり落ち込んだりするので、ストレスもたまりやすいです。

また、このタイプは、自分の仕事は自分でこなさなければ、という思いが強く、人に頼るのが苦手です。忙しくても、周囲に迷惑をかけないように自分の仕事は自分でこなそうとし、それでいて周囲の人の面倒見もよいなど、ある意味で完璧主義なところがあります。そうしているうちに、仕事量がパンクしてしまうのです。

真面目で責任感があることはもちろんよいことですが、それが行きすぎると、本人がキャパオーバーしてしまう、というのがこのタイプによくあるケースです。

②No が言えない性格

Noが言えない性格の人もキャパオーバーになりがちです。頼られていることが嬉しくて、つい引き受けてしまう、という人もいるでしょう。仕事で評価されたいという願望が強い人でもあります。

もちろん、上司に頼まれた仕事を気持ちよく引き受けて、成果をあげれば、評価にもつながるでしょう。同僚からのお願いを引き受けて感謝されれば、社内での評判があがり、その後の仕事もやりやすくなるでしょう。ただ、引き受ける量が増えすぎてしまうことは問題です。

また、困っている人を助けたいというお人好しや、正義感が強い人もNoが言えず、キャパオーバーになりがちです。

困っている人を助けることはもちろん、よいことですが、キャパオーバーしてまで引き受けてしまうと、困っている相手以上に自分自身が困っている人になってしまいます。このあたりのバランスをうまくとれないと、キャパオーバーに陥ってしまいます。

③悩み事を抱えている

悩み事を抱えていると、キャパオーバーになりやすいのは、先にも書いた通りです。悩み事が気になって仕事に集中できないと、処理能力が落ちるからです。

悩み事をかかえていても、切り替えが上手な人は問題ありません。

ささいなことでも悩みやすい人、失敗や嫌な出来事を引きずりやすい人、切り替えが下手な人は、悩み事を抱えている時期にはキャパオーバーを起こしやすいです。

悩み事は誰しも抱える問題ではありますが、性格として、悩みを抱えやすい人、切り替えが下手な人は、悩みが多い時期に引き受ける仕事量を調節しないと、キャパオーバーになってしまいます。

④順序立てて計画的にこなしていくのが苦手

同時並行で複数の仕事を計画的に進めるのが苦手な人、つまり「マルチタスク」が苦手な人はキャパオーバーになりがちです。仕事にはマルチタスクがつきものだからです。

私たちの仕事の多くは、自分のペースと自分の決断だけで進められません。

といったように、ひとつの仕事をこなすにも、複数の工程と複数の人間の作業や確認が必要になります。それを順序だてて計画的に、かつ同時並行で進めていく必要があります。

それが苦手な人はキャパオーバーを起こしやすいでしょう。

⑤スケジュールや業務の管理が苦手

スケジュールや業務の管理が苦手な人は、キャパオーバーになりやすいです。抱えている仕事の締め切りや、業務の量を把握していないため、キャパ以上の仕事を引き受けてしまいがちです。

計画性がないまま、期日が迫った仕事に追われ続けているので、本人も疲弊しやすいでしょう。また、段取りがうまく出来ていないと、手戻りが発生しやすく、本来であればする必要のなかった作業に追われることにもなります。

このパターンの方は、スケジュールやタスク管理ができるようになれば、現在と同じ仕事量を抱えていても、キャパオーバーを解消することもできる可能性があります。

仕事でキャパオーバーになるときの状況

仕事でキャパオーバーになるときは、次のような状況になります。当てはまることがないか、チェックしてみましょう。

➀イライラしがち

何かにつけてイライラしやすくなったら、キャパオーバーのサインかもしれません。

特に、今までは気にとめていなかったことや、笑って許せていたようなことにイライラし始めたら要注意です。たとえば、コンビニが混んでいて、会計の列に並んでいる間にもイライラする、上司に冗談で言われたことに、今まで通り冗談で返せなくなった、などです。

人は、心に余裕がないときにイライラします。今までは、仕方のないことや少しのことなら受け流す余裕があったはずですが、そこを受け入れる余裕がなくなっているのです。

また、キャパオーバーの仕事をこなしていると、残業続きで睡眠不足になったり、疲れがとれなかったりする日々が続き、その状態が原因でイライラしているのかもしれません。

②ケアレスミスをしてしまう

キャパオーバーな状態で働いていると、普段の自分ならしないようなミスが起こることがあります。メールの送信先のミスや、見積もり金額の桁が1桁間違っていた、などというケアレスミスです。

いつもの自分なら、「そんな初歩的なミスをするわけがない！」と思えるようなミスが増えたら、それはキャパオーバーになっている可能性があります。疲れや焦りから集中力が欠けているのです。大きな失敗につながる前に、チェック工程の見直しなどをしておくとよいでしょう。

③顔がひきつり、笑顔が消える

キャパオーバーは、表情にもあらわれます。仕事をしていれば、難題や理不尽に遭遇することもあり、ときには険しい表情になってしまうことはあるでしょう。

ただ、常に顔がひきつり、笑顔が消える状態になっていたら、キャパオーバーの可能性が高いです。笑う余裕すらなくなっているのかもしれません。

普段なら、クライアントや上司、同僚と接するときには、あなたは笑顔を見せていたことでしょう。最近、上司や同僚の反応がいつもと違うと感じた場合は、あなたの表情が暗く険しくなったのが原因かもしれません。

人間関係に悪影響を及ぼす可能性もありますので、最近の自分がどんな表情をしているか鏡でチェックしてみましょう。

④涙が出てくる

わけもなく涙が出てくる、最近は涙もろくなった、という状態になっているときは、かなり危険信号です。心身ともにキャパオーバーとなり、限界が近づいている可能性が高いです。

たいていの場合は、自分の意思で涙をコントロールできるはずです。自分の意思でコントロールできなくなっていたら、それは身体からのSOSのサインです。うつ状態になっている可能性もありますので、病院を受診することをおすすめします。

目の前の仕事が気がかりで、病院に行く気が起こらないかもしれません。しかし、その状態で無理して仕事を続けると、うつ病を発症する可能性もあります。うつ病を発症すると、長期に渡って療養が必要になることもありますので、涙をコントロールできない状態になったら、病院に行くことを優先させましょう。

⑤親しい人でさえも会いたくなくなる

親しい友人やパートナーと会う時間さえも億劫に感じたり、気乗りしなくなったりしたときは、キャパオーバーのサインかもしれません。本来ならその時間が、一番のストレス発散になっていたはずです。

その時間すら負担に思うようであれば、相当にストレスが溜まっている可能性があります。それを機に、心身ともに負荷がかかりすぎていることを、自覚できるとよいでしょう。何もしない休日を過ごして、心身ともに休ませてください。

⑥寝つきが悪くなる

寝つきが悪い日が何日も続いて睡眠不足になっている場合は、キャパオーバーになっている可能性もあります。疲れているはずなのに寝付けないという状態は、精神的ストレスが原因かもしれません。

基本的に、日中は交感神経が働いていて、身体が活動的な状態になります。緊張やストレスを感じたときにも交換神経が優位になります。

夜は、副交感神経が優位になり、緊張がほぐれ身体が休みの状態に入ります。ところが、ストレス過多の緊張状態が続くと、このバランスがうまく取れず、夜も緊張状態が続いて眠れなくなるのです。

ベッドに入っても、30分以上寝付けない状態が続くようであれば、専門家を受診したり、上司に相談をして仕事量の見直しをしたり、などの対策が必要となります。

仕事でキャパオーバーになるのを防ぐ方法

仕事でキャパオーバーになってしまうと、心身ともに悪影響を及ぼし、仕事のクオリティも下がってしまうこともあります。次に、キャパオーバーを防ぐには、どうすればよいのか見ていきましょう。

➀周囲に自分ができる範囲や許容量を伝える

キャパオーバーにならないためには、まず自分が対応できる仕事量や範囲を把握しておくことが大切です。各タスクにかかる時間も、正確に把握しておく必要があります。

キャパオーバーになりやすい人は、かかる時間の見積もりが甘いことが多いからです。甘い見積もりのまま、仕事を引き受けてしまうと、実際は見積もりより多くの時間を要するので、キャパオーバーになってしまいます。

自分ができる範囲や許容量を把握できたら、それを周囲に伝えておくとよいでしょう。周囲の人間は、本人ほど抱えている仕事量を把握していません。対応可能だから、引き受けてくれたと解釈をします。

対応可能な範囲や量を周囲に共有できていれば、断る際にも理由を明確にできます。また、「全部は無理だが半分なら可能」など、キャパオーバーしない範囲で交渉することが出来ます。

断ることが苦手な人はとくに、周囲に伝えることを意識しましょう。

②仕事の進行状況を見える化する

キャパオーバーを防ぐには、仕事のボリュームだけでなく、スケジュールの管理も大切です。ボリュームでみれば、引き受け可能に思える仕事でも、納期が重なる仕事を引き受けてしまうと、瞬間的にキャパオーバーになってしまいます。

タスクの進捗状況とスケジュールを見える化しておきましょう。優先順位の見極めや納期管理にも役立ちます。

また、仕事の進行状況を周囲の人にもわかるようにしておくと、万が一体調不良などで休むことになったときに、引継ぎがスムーズにいきますし、忙しくなりすぎてサポートをお願いしたいときにも役に立ちます。

③着実に作業をこなしていく

同時並行で業務を進めるのが苦手な人は、キャパオーバーになりがちなことは先にも書きました。解決策は、優先順位の高い仕事からひとつずつ確実に処理をしていくことです。出来る限り、同時並行のタスクを減らしていくのです。

とはいえ、1日中ひとつの仕事だけをし続けるわけにもいかないでしょう。

たとえば、

など、一定の時間で区切って、その時間はひとつの業務に専念するようにしてみてください。そうすると、集中して取り組むことが出来て、同時並行が苦手な方も作業効率を上げることができます。

④周囲に相談してみる

キャパオーバーになりやすい人は、仕事の悩みを自分だけで抱えこみがちです。周囲の人に相談をしてみましょう。真面目で責任感が強い人ほど、相談すると迷惑なのではないかと考えるようです。

ですが、1人で抱えこんでキャパオーバーになり、パンクしてから相談するよりも、キャパオーバーのサインを感じた段階で相談をした方が、周囲にも迷惑がかかりません。

まずは話しやすい同僚に相談をしてみるのもよいですし、先輩や上司に相談をすれば、効率よく仕事をこなすアドバイスをもらえるかもしれません。上司がキャパオーバーだと判断すれば、業務分担を見直してくれるでしょう。

周囲の人はあなたが抱えている仕事量を正確には把握していません。まず、自分以外の人にキャパオーバーになっていることを知ってもらうことが第一歩です。

⑤無理をせず休むときは休む

仕事でキャパオーバーを感じているときは、休日出勤もしてしまいがちですよね。ですが、それが悪循環を招くこともあります。気分転換や休息が不足して、かえって仕事への集中力が低下している可能性もあります。また、自分がキャパオーバーになっていることを冷静に判断できなくなっているかもしれません。

まず、無理をせず休みをとってみましょう。人と会ったり、映画やアウトドアなど趣味の世界を楽しんだり、頭から仕事を離してみてください。

それをする気力もないほど、疲れきっていた場合には、何もせずに家でゴロゴロするのも構いません。

リフレッシュや休息で、また仕事の集中力が回復できれば問題ありません。それでも、解決できず、キャパオーバーを感じるなら、遠慮せずに上司に相談をしましょう。

⑥生活リズムを整える

食生活や睡眠など生活リズムを整えることも、キャパオーバーを防ぐには大切です。

身体が健康な状態であれば、心にも余裕がもてるからです。心身ともに健全な状態であれば、仕事への集中力も保てますし、冷静な判断が出来ます。「これ以上、仕事を引き受けるとキャパオーバーになる」といった判断も出来るでしょう。

仕事が立て込んでいると、食事を後回しにしたり、短時間で済ませられるものばかりを選んだりして、栄養が偏りがちです。まずは、食生活の管理と睡眠時間の確保を優先させましょう。

残業続きで、長時間パソコンのモニターを見ていたり、帰宅後も寝る直前までスマホでできる仕事を片付けていたりしているようでは、睡眠にも悪影響が出てしまいます。

まず、生活リズムを確保したうえで、それが乱される仕事量はキャパオーバーなのだと判断しましょう。

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まとめ

今回は、「仕事がキャパオーバーになる原因と対処法」についてお話をしました。

悩み事を抱えていたり、やるべきことが多すぎたりなど、心に余裕がないことがキャパオーバーを起こす原因となります。

真面目で責任感が強い人や断るのが苦手な人など、キャパオーバーになりやすい性格の傾向があります。当てはまる人は、頑張りすぎないように注意してください。

キャパオーバーになると、イライラしやすくなったり、涙が出てきたり、寝つきが悪くなったりと、身体からのサインが出ます。そうなったら、無理をせずに病院を受診したり、会社に相談をしたりするようにしましょう。

キャパオーバーを防ぐには、自分が抱えている仕事量を周囲に共有することも大切です。

それには、自分の許容量を把握したうえで、タスク管理をし、抱えている仕事を見える化することが効果的です。

キャパオーバーを感じたら、無理せず休むことや周りの人に相談をすることもしてください。くれぐれも抱えこみすぎて、心身ともにパンクしないように気を付けて。